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Séminaire d'entreprise ou salon, quelles sont les clés d'un évènement professionnel réussi ?

Que l’on planifie un évènement interne (séminaire, team building) ou externe à l’entreprise (salon, congrès, sponsoring, manifestation culturelle ou sportive), on veut tout donner et faire en sorte que ce moment réponde aux objectifs fixés par la direction (car oui, c'est généralement la direction qui finance l'événement). Gérer l’organisation d’un événement peut se révéler bien plus compliqué que cela ne le paraît… Suivez les experts, la Rédac’ de Femiweb vous explique le B.A.BA. d’un évènement  professionnel réussi !

Salon ou congrès : bien communiquer sur la date et le lieu

Cela paraît évident, et pourtant la date et le lieu de l’évènement sont des éléments primordiaux,  notamment pour les employés. Vous ne pouvez pas communiquer sur les activités sans vous prononcer sur la date et le lieu.

Le lieu est défini en fonction de ce que vous souhaitez communiquer ce jour là. Est-ce pour donner une information sur le tournant que va prendre l’entreprise, sur une nouvelle solution mise en place ? Quelle que soit la raison, le lieu doit être choisi en adéquation avec le sujet de l’évènement et les invités qui seront présents (haut de gamme, écologie, etc).

En ce qui concerne la date, communiquez-la le plus tôt possible afin de vous assurer que les collaborateurs seront tous présents le jour J. N’oubliez pas de tenir au courant de l’avancée du programme, des thématiques abordées, de l'organisation pratique ou encore des éventuelles modifications de dernière minute. Enfin, vous pouvez envoyer un e-mail de rappel une semaine avant l’évènement. On ne sait jamais, certains ont une mémoire de poisson…




On pense aux « Dory » bien évidemment…

Séminaire d’entreprise : bien communiquer sur les animations

Un séminaire d’entreprise sans animation, c’est un peu comme la piscine sans toboggan, ou même le cours de Zumba sans prof… C'est moins intéressant, voir même pas du tout attractif ! Alors pour faire rêver l’assemblée, rien de mieux que de prévoir un petit programme en dehors des conférences qui soit bien rempli et plein de surprises pour vos invités. Vous êtes chargé de l'organisation de ce grand jour ? La pression pèse sur vos frêles épaules car vous savez que vos collègues vous attendent au tournant ? La Rédac de Femiweb vous explique comment vous y prendre pour mitonner un séminaire au top !

Premièrement, faites un retro planning pour visualiser ce que vous souhaitez mettre en place et pour vérifier la faisabilité du projet. En planifiant jour par jour, vous y verrez plus clair et vous éviterez par la même occasion de faire des impairs.

Par ailleurs, gardez en tête les objectifs de cette journée : l'intégralité des activités ou ateliers organisés ce jour doivent servir les objectifs finaux de l'évènement.

Dans le cas d’un évènement de team building, vous pouvez étonner vos employés en leur proposant des activités qu’ils n’ont pas l’habitude de faire (simulateur formule 1, dégustation de vin dans une grande cave de France, des escape games, etc.). Choisissez des activités extra séminaires ludiques et originales pour motiver vos invités.

En amont de l’évènement et une fois les besoins définis, vous pouvez réaliser des Kakémonos et des banderoles si vous avez le budget, les ressources et le temps nécessaire à y consacrer.

N’oubliez pas de prévoir les caméras et appareils photos pour immortaliser les moments (photos rigolotes avec déguisements ou moustaches, montages photos avec les différentes équipes, etc) et pourquoi pas proposer un support pour les partager avec vos employés une fois l’évènement terminé (petit blog, photos imprimés et punaisées sur un mur, petits goodies photo pour chaque employé).

Pour finir, rendez vous sur le lieu de l’évènement un jour avant son inauguration pour faire les dernières vérifications une fois que les équipes chargées de l’installation et des préparatifs aura fait sa part du travail.



Un évènement réussi : la gestion du budget !

On peut parfois avoir de mauvaises surprises dont une des plus cruelles : le manque de budget… Pour éviter de devoir décommander le traiteur (et soit dit en passant causer la panique de vos employés affamés), il est préférable de budgétiser en amont chaque poste de dépense. Pour ce faire, prenez le temps de noter chaque besoin et d’y associer son prestataire et le budget maximum que vous pouvez lui allouer. Une fois les prestataires listés, vous aurez une vue globale et vous pourrez vous rendre compte si un service manque, si le budget peut être revu à la hausse ou si au contraire, vous devez resserrer la ceinture. Attention, l’hébergement et la restauration sont des postes de dépenses très élevés qui ne doivent pas être pris à la légère.

Si vous n’avez pas les compétences ou bien les ressources nécessaires à la mise en place de l’évènement, vous pouvez faire appel à des professionnels de l’organisation qui vous aiguilleront pour la location de matériel ainsi que dans votre choix de prestataires. L’avantage principal est leur connaissance du domaine et le partenariat qu’ils ont avec des prestataires externes de qualité.

Une fois l’évènement passé, n’oubliez pas de comparer le nombre de personnes prévues et celles qui se sont réellement présentées à votre séminaire ou votre congrès. Demandez-leur de répondre à des formulaires de satisfaction pour que vous puissiez évaluer la qualité de l’évènement passé et les axes d’amélioration à prévoir pour les prochaines fois.



 
En résumé, pour un évènement réussi faites part à vos invités du lieu, de la date et du planning que vous prévoyez et surtout n’oubliez pas de les prévenir à l’avance. N’hésitez pas à partager avec nous vos anecdotes et vos plus belles réussites de séminaires et de salons !
Le 18/04/2017

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